Mudahnya Mengurus Paspor di Batam dengan Layanan Antrian via Whatsapp

Friday, June 08, 2018


Siapa di sini yang paling males ngurus surat-surat penting kayak paspor, KTP, dll karena belum-belum udah kebayang prosesnya yang ribet dan berbelit-belit? Kalo ada yang ngacung, berarti kita sama. Saking malesnya, saya sampe menunda berbulan-bulan rencana perpanjangan paspor.

Bukannya kenapa-kenapa sih. Cuma saya masih kebayang aja gimana ribet dan melelahkannya proses pengurusan paspor di Batam tahun 2006 lalu, sewaktu saya bikin paspor untuk pertama kalinya. Jaman itu, kalo mau ngurus paspor kita kudu dateng ke kantor imigrasi pagi-pagi buta. Dan sampai di lokasi, harus menerima kenyataan bahwa antrian sudah mengular. Yang berbaris di antrian bukan cuma manusia loh. Tapi ada helm, tas, koran, jaket, dll. Hayooo? Siapa yang pernah mengalami juga? 😀😀

Tahun 2006

Tahun 2006 kantor imigrasinya belum direnovasi. Jadi para pemohon paspor kudu ngantri sambil panas-panasan. Iya, ngantri bareng helm, tas, jaket, dll itu. Ngantrinya mulai subuh, dan baru diproses setelah lewat jam makan siang. Itu pun baru proses pemeriksaan syarat kelengkapan. Untuk sesi foto dan wawancara, silakan datang lagi minggu depan. Dan tentu saja, masih harus antri lagi sejak subuh dan bersabar dipanggil untuk foto setelah jam makan siang. Plus harus menerima kenyataan antrian kita diserobot ama calo. Pokoknya, ngurus paspor sendiri jaman dulu itu bener-bener menguji kesabaran deh.. 

Jadi untuk mengurus paspor, kita kudu tiga kali bolak-balik ke kantor imigrasi. Pertama, untuk pemeriksaan kelengkapan persyaratan. Kalau semua persyaratan lengkap, kita akan diminta datang lagi minggu depan. Kedua, datang untuk foto, wawancara dan bayar paspor. Ketiga, untuk pengambilan paspor yang biasanya baru akan siap seminggu setelah proses pembayaran. Ribet dan makan waktu banget kan? Jadi, buat para pekerja setidaknya harus merelakan 3 jatah cutinya untuk proses pengurusan paspor ini. 

Tahun 2013

Tahun 2013, ketika saya harus mengurus perpanjangan paspor, kondisinya tak banyak berubah. Kecuali perubahan pada kantor imigrasinya yang sudah selesai direnovasi. Tapi untuk urusan pengurusan paspor, tak ada perubahan meski saat itu sudah diberlakukan pendaftaran online. Dan emang gak ngaruh juga sih. Soalnya adek saya daftar lewat online, tetap juga harus datang ke kantor imigrasi pagi-pagi banget dan tetap masih harus ngantri juga. Malah waktu itu adek saya baru dipanggil untuk foto dan wawancara jam 5 sore. Padahal dia datang sejak pagi. Parah banget kan?

Karena melihat sistem birokrasinya yang masih kacau seperti itu, saya pun ogah-ogahan mengurus perpanjangan paspor. Sampai akhirnya ngurus juga setelah dipaksa ama bos karena saya harus segera berangkat ke Singapura untuk sebuah meeting. Enaknya lagi, karena harus buru-buru jadi paspor saya diurusin plus dibayarin kantor. Jadi saya cuma perlu datang sekali ke kantor imigrasi untuk foto dan wawancara. Itupun prosesnya gak sampe 5 menit. Dan 2 hari kemudian, paspor baru sudah di tangan saya. Budget paspor aman. Sisa cuti pun aman. 😁😁

Kantor imigrasi Batam

Tahun 2018

Awal tahun 2018 ini, ketika harus kembali mengurus perpanjangan paspor, saya masih pesimis dan tetap ogah-ogahan. Meski kabarnya, sekarang sudah ada layanan antrian pengurusan paspor via Whatsapp. Untuk layanan yang satu ini, Batam adalah kota pertama yang menerapkannya. Seneng? Iya. Tapi yaa, gitu deeh.. Masih pesimis. Maklum, pengalaman beberapa kali mengurus paspor ya begitu itu, hehehe... Jadi ya begitu deeh.. #susahnakcakap


Layanan antrian paspor via whatsapp
Info layanan antrian via whatsapp 

Layanan antrian via whatsapp ini sudah ada sejak tahun 2017 lalu. Tapi saya baru mencobanya bulan April kemarin. Dan ternyata layanan antrian via Whatsapp ini memudahkan banget! Gak ada lagi ceritanya kudu ngantri dari subuh. Gak ada lagi bete karena antrian diserobot ama calo. Pokoknya jempol deh untuk segala kemajuan dan perubahan yang lebih baik dari imigrasi Batam saat ini. 

Tahapan Pendaftaran Paspor via Whatsapp

1| Mengirimkan pendaftaran ke nomor whatsapp 0822 8886 2017 dengan format:

NAMA#TGL.LAHIR#ALAMAT (sesuai KTP)

Contoh: 

DIAN SASTRO#01011985#JL.CINTA NO.10 BATAM CENTER. BATAM

Pada e-flyer yang beredar ada tertulis melampirkan foto EKTP. Tapi kemarin, saya tidak melampirkan foto EKTP. Cuma mengirimkan pesan whatsapp saja sesuai format. 

Untuk pendaftaran e-passport, formatnya:

E-PASSPORT#NAMA#TGL.LAHIR#ALAMAT

Contoh:

E-PASSPORT#DIAN SASTRO#01011985#JL.CINTA NO.10 BATAM CENTER. BATAM

Format penulisannya jangan sampai salah ya. Kalau salah, nanti akan ada balasan dari imigrasi. Dan itu artinya kamu harus mengulang lagi proses pendaftarannya besok pagi. Kenapa besok pagi? Karena layanan antrian via Whatsapp ini hanya dibuka mulai jam 07.30-10.00 WIB. Pastikan kamu mengirim pesan tepat jam 07.30 WIB. Karena lewat sedikit saja, kamu akan dapat nomor antrian akhir. 

Percobaan pertama, saya kirim pesan jam 08.40 WIB. Jam 2 siang dapat balasan yang isinya begini:

Mohon Ma'af... saat ini jumlah pemohon sudah terpenuhi. Silahkan melakukan pendaftaran ulang sesuai dengan format pada hari kerja (*Senin s/d Jum'at*) mulai pukul *07:30 s/d 16:00* !!

Setelah mengalami penolakan di percobaan pertama, besoknya saya mengirim pesan lagi. Kali ini tepat jam 07.30 WIB. Dan sekitar jam 1 siang saya dapet balasan yang intinya, pendaftaran saya berhasil dan saya mendapat nomor antrian 143. WAGELASEH! Kirim pesan tepat jam 07.30 aja dapet nomor antrian 143. Pantesan aja kirim pesan jam 8 sudah gak kebagian nomor antrian. 

Dalam balasan pesan whatsapp juga disebutkan tanggal dan jam berapa saya harus datang ke kantor imigrasi dan persyaratan apa saja yang harus saya bawa. Saya kirim pendaftaran tanggal 2 April 2018, dan diminta datang ke kantor imigrasi pada tanggal 3 April 2018 jam 11.45 WIB. Jadi gak pake nunggu lama. 

2| Persyaratan apa saja yang harus dipersiapkan? Ini saya copasin dari balasan pesan whatsapp pihak imigrasi ya.. 

Silahkan datang 30 menit sebelumnya dengan memperlihatkan pesan ASLI ini kepada petugas dan membawa materai masing-masing 2 buah, dokumen persyaratan fotocopy 1 rangkap (ukuran A4) & ASLI.

Persyaratan:
  1. FOTO COPY EKTP (FC diperbesar) / Surat Keterangan Perekaman EKTP;
  2. FOTO COPY Kartu Keluarga;
  3. FOTO COPY Akte Lahir / Ijazah / Buku Nikah / Akte Perkawinan (memuat nama,TTL & nama ortu);
  4. FOTO COPY Dokumen ortu bagi permohonan untuk anak + paspor ortu;
  5. FOTO COPY Paspor lama untuk penggantian;
  6. Dokumen tambahan bila diperlukan*
  7. Surat Domisili dari Kelurahan untuk KTP luar Batam
*Melampirkan surat keterangan domisili dari kelurahan untuk KTP luar Batam;

*Dokumen pendukung lainnya sesuai Surat Edaran Dirjenim No.IMI-0277.GR.02.06 Tahun 2017 tentang Pencegahan Tenaga Kerja Indonesia Nonprosedural
  • Untuk tujuan bekerja melampirkan Surat Rekomendasi dari Dinas Tenaga Kerja dengan ID TKI yang berlaku;
  • Untuk tujuan Umroh / Haji melampirkan Surat Rekomendasi dari Kantor Kemenag & Surat Keterangan dari Penyelenggara Perjalanan Ibadah Umroh / Haji Khusus (PPIU/PPIH);
  • Untuk magang (pelatihan) & bursa kerja khusus melampirkan Surat Rekomendasi dari Ditjen Pembinaan Pelatihan & Produktivitas, Kementerian Tenaga Kerja;
  • Dan lain-lain.
3| Pada hari yang ditentukan, jangan lupa datang ke kantor imigrasi dengan membawa semua dokumen yang disyaratkan. Dokumen aslinya jangan sampe ketinggalan ya. Wajib dibawa juga untuk dicek oleh petugas. 

Oiya, kalau misal berhalangan datang pada hari yang sudah ditentukan, ketik #batal dan kirimkan ke nomor whatsapp imigrasi 0822 8886 2017. Dan perlu diingat, bahwa setiap pembatalan akan berakibat pemblokiran selama 2 minggu ke depan. Itu artinya, kalau kamu membatalkan kedatangan pada hari yang sudah ditentukan, kamu baru boleh mendaftar lagi setelah 2 minggu.

Ambil formulir di loket itu

Sewaktu datang ke kantor imigrasi, saya tinggal menunjukkan pesan balasan yang dikirim ke nomor whatsapp saya. Setelah itu menunggu di depan loket sebelah kanan dekat kids corner. Di loket ini dokumen kita akan diperiksa kelengkapannya. Kalau sudah lengkap, nanti kita akan dikasih map kuning berisi nomor antrian, formulir dan fotocopy dokumen-dokumen kita.

Map kuning berisi formulir dan fotocopy dokumen

Formulirnya harus segera diisi karena nomor antrian di layar monitor terus berjalan. Gunakan pena dengan tinta hitam untuk mengisi formulir ya..

Karena saya diminta datang jam 11.45 saya sudah antisipasi kalau proses pengurusan paspor saya baru akan dimulai setelah istirahat makan siang. Jadi emang sudah siap-siap sih bawa bekal dari rumah, hehehe. Untuk sholat dhuhur pun tidak perlu khawatir. Karena di kantor imigrasi ada mushola yang bersih dan nyaman.

Musholanya bersih dan nyaman

Sehabis jam istirahat, baru nomor antrian saya dipanggil untuk melanjutkan tahapan proses selanjutnya, yaitu verifikasi dokumen, wawancara, foto, dan rekam sidik jari. Semua tahapan itu dilakukan dalam ruangan yang sama. Setelah semua selesai, nantu kita akan diberi bukti pengantar pembayaran.

Ruangan tempat foto dan wawancara

Selanjutnya tinggal bayar di mobil pos yang ada di samping kantor imigrasi. Untuk paspor biasa, biayanya sebesar Rp 355.000 dan untuk e-passport biayanya sebesar Rp 655.000. Setelah bayar, nanti kita akan dapat tanda terima pembayaran. Simpan baik-baik tanda terimanya karena harus ditunjukkan sewaktu mengambil paspor minimal 3 hari setelah proses pembayaran. 

Oiya, selain sebagai loket pembayaran paspor, mobil pos yang ada di kantor imigrasi juga melayani fotocopy dan menyediakan materai. Jadi kalo misal kelupaan belum fotocopy, atau belum lupa bawa materai, bisa beli di mobil pos.

Mobil pos

Ambil paspor di sini

Kesimpulannya, layanan antrian via whatsapp ini benar-benar merupakan angin segar bagi mereka yang males ngantri sejak subuh dan lelah antriannya diserobot terus ama calo.

So, buat temen-temen yang mau ngurus paspor di Batam, gak usah lagi dateng subuh-subuh ke kantor imigrasi ya. Cukup kirim pesan lewat whatsapp sesuai format dan waktu pendaftaran.

Semoga semua pusat pelayanan publik di Indonesia bisa terus melakukan perbaikan dalam hal pelayanan terhadap masyarakat ya. Sehingga bisa jadi lebih baik, dan lebih baik lagi.

Ruang tunggu yang nyaman dan tanpa antrian

You Might Also Like

27 komentar

  1. Masih aja rupanya pake dokumen ijazah/surat nikah dll itu, padahal baca selebaran cuma bawa KTP dan paspor lama bisa. Btw lumayanlah, bisa antri lewat whatsapp. Walau musti ulang-ulang juga

    ReplyDelete
    Replies
    1. Hihihi iya kak.. Untuk syarat dokumen sih masih sama seperti yang dulu-dulu. Tapi yang penting dengan antrian lewat WA ini kita gak perlu lagi ngantri sejak subuh 😀😀😀

      Delete
  2. Jadi pengen ganti e paspor kalau mudah kaya gini

    ReplyDelete
    Replies
    1. Iya kak.. Lebih mudah gak perlu ngantri subuh2 😁😁

      Delete
  3. yang penting ga ngantri dari subuh, udah ngantri kadang ga dipanggil-panggil haha

    ReplyDelete
    Replies
    1. Hahaha iya Mer.. Gak dipanggil2 soalnya diserobot mulu ama calo 😀😀

      Delete
  4. wah aku baru tau dibatam center ada jalan cinta.. wkwkkwwkwk
    kire kire sebelah mane itu ya mbak ??

    2020 pasportku habis...semoga tak ada perubahan lagi jadi tulisan ini bisa jadi acuan :)

    ReplyDelete
    Replies
    1. Wkwkwkwk.. Itu di sebelahnya jalan rindu 😆😆 Iya kak, semoga kalaupun ada perubahan, itu adalah perubahan yg lebih baik dan memudahkan masyarakat yaa

      Delete
  5. Belum pernah rasain antre panjang dan harus nunggu dari subuh. Saya perpanjang paspor tahun 2016, belum parah anterannya. Tapi sekarang udah lebih bagus layananannya, bisa ngantre di rumah!! lol

    ReplyDelete
    Replies
    1. Hahaha brati bang Uma belum ngerasain serunya ngantri bareng helm, tas, dll 😆😆😆

      Delete
  6. Alhamdulillah sekarang gak pakai acara antri manual lagi Mbak Dian. Ngomong2 mau tanya dong, kalau sudah punya E-KTP berarti Surat Keterangan Perekaman E-kTP sudah tak diperlukan dong?

    ReplyDelete
    Replies
    1. Kalo udah ada E-KTP gak perlu surat perekaman E-KTP lagi mbak.. Itu cuman buat yang E-KTP nya belum jadi2 😁😁😁

      Delete
  7. Terluuvvv.. Ini yang lagi aku butuhin banget. Salah satu misi pulang batam mau perpanjang paspor. Wish me luck!!
    Tau ga kak imigrasi libur dri tanggal berapa ke berapa??

    ReplyDelete
    Replies
    1. Kayaknya kantor imigrasi liburnya sama seperti kantor2 pemerintahan lain, Han.. Mulai tanggal 11-20 Juni

      Delete
  8. wah serunya..... makasih informasinya, sekarang mudah banget ya mengurus pasport

    ReplyDelete
    Replies
    1. Sama2 Cit.. Yang penting gak perlu ngantri dari subuh ya 😁😁😁

      Delete
  9. enak ya buat paspport sekarang kaga perlu repot-repot lagi antri dari pagi

    ReplyDelete
    Replies
    1. Iya, Leh.. Itu yang paling penting. Soalnya ngantri sejak subuh tapi gak diproses2 juga itu asli bikin kesel 😀😀

      Delete
  10. Dulu mau ngurus paspor Maryam, kok antrian via WA nya ga dibales2... Bbrp hari seperti itu, akhirnya kami buat di Belakang Padang.

    Btw, kantor imigrasi batam centre skrg bagus ya. Ada ruang menyusuinya juga, lohh...

    ReplyDelete
    Replies
    1. Ngurusnya awal-awal berlakunya LAW ini ya? Kayaknya awal2 dulu banyak yang ngalamin gitu juga. WA nya ga dibales2.. Tapi sekarang udah lancar kok.. Mungkin awal2 dulu masih pemanasan hehehe

      Delete
  11. Wah cara baru atau ini baru caranya hehehe... Saya urus via online 3 hari baru selesai. Itupun mungkin kebetulan ya.. Dulu sih memang persis tulisan diatas ANTRI menjengkelkan.

    ReplyDelete
    Replies
    1. 3 hari itu dari pengajuan lewat online sampai jadi kah? Adekku dulu sekitar seminggu. Tapi antrinya itu looh.. 😁😁😁

      Delete
  12. eak sekarang ya mbak. gak perlu antri lama lagi di imgrasi. dah bisa antri dan daftra via WA. matap banget

    ReplyDelete
    Replies
    1. Iya Zack.. Ngantri dari subuhnya itu loh yg bikin males 😁😁😁

      Delete
  13. Jadi inget, pasporku dah abis masa berlakunya. Itu harus bikin baru lagi atau bisa perpanjangan ya kak? (eh, kok malah nanya ke mbak dian ya)

    Jadi nggak harus ke Belakangpadang nih buat antri bikin paspor..

    ReplyDelete
    Replies
    1. Perpanjangan, Wen.. Tapi syaratnya tetap aja sama seperti bikin baru.

      Delete
  14. Alhamdulillah pelayanan makin kesini makin oke ya mba. Aku senang deh pas bikin paspor di Batam itu prosesnya emang cepat dan gak ribet asal kita ikuti aturannya. Padahal berita di luaran sana bilang susah bla bla bla bla. Eh ternyata pas buat sendiri gak susah dan malah mudah banget.

    ReplyDelete